Administrasi Kegiatan dan Keuangan TPK

1.  Administrasi dan Pelaporan Keuangan TPK

Administrasi dan pelaporan keuangan TPK adalah kegiatan untuk mencatat/merekam semua kejadian/transaksi terkait den gan pengelolaan keuangan di TPK mulai dari tahap penyususnan rencana anggrana, pembukuan sampai penyususnan laporan keuangan.

Pengadministrasian dan pelaporan keuangan di tingkat desa merupakan salah satu tugas utama TPK.Hal ini dilakukan dalam rangka transparansi dan akuntabilitas untuk pengelolaan keuangan untuk itu dibutuhkan pencatatan yang jelas, cermat dan akurat serta di dukung oleh bukti-bukti yang dipertanggung jawabkan.

Pencatatan transaksi keuangan sampai penyususnan laporan dilakukan dengan mengguinakan formulir strandar keuangan, terdiri: Buku Kas Umum, Laporan Penggunaan Dana (LPD), Laportan Fisik dan Biaya, Laporan Fisik dan Biaya, Laporan Penyaluran Dana dan Kegiatan Pendidikan, Kesehatan dan SPP.

a) Buku Kas Umum (BKU)Adalah buku untuk mencatat semua transaksi pemasukan dan pengeluaran.

b) Buku MaterialAdalah mencatat jenis material atau bahan yang telah di terima dan yang telah dibayar. Dan berguna juga untuk menyiapkan RPD (Rencana Penggunaan Dana), menyiapkan pembayaran, mengendalikan pengadaan agar sesuai target dan mengevaluasi pengadaan bahan. Buku material dibuat oleh sekretaris TPK di tutup setiapa bulan mengikuti buku kas umum. Setiap penutupan harus diperiksa oleh Ketua TPK dan FK. No bukti yang dicatat dalam Buku Material adalah no bukti penerimaan barang.

c) Rencana Penggunaan Dana (RPD)Adalah dokumen yang memuat rencana kebutuhan dana yang dialokasikan untuk membiayai kegiatan sesuai dengan jadwal dan target pelaksanaan kegiatan. RPD memuat rencana kebutuhan bahan, alat, upah dan kebutuhan untuk kegiatan SPP, Pendidikan, dan Kesehatan serta nilai uang yang akan dibelanjakan. Besarnya nilai RPD tidak harus sama setiap tahapan. RPD disusun oleh TPK diperiksa oleh KPM/KPMD dan Tim Pemantau/Monitoring serta diketahui oleh Kepala Desa. Selanjutnya diajukan ke UPK untuk diverifikasi oleh UPK, FK dan PjOK. Sebelum mendapatkan persetujuan pencairan dana.

d) Laporan Penggunaan Dana (LPD)Adalah dokumen yang memuat pertanggung jawaban TPK untuk setiap dana yang telah dicairkan dari UPK berdasarkan RPD yang telah disetujui. LPD dibuat oleh TPK disetujui oleh Kepala Desa sebelum diserahkan ke UPK untuk diperiksa oleh UPK, FK dan PjOK. LPD harus dilampiri dengan bukti-bukti transaksi pembayaran dan dapat dipertanggung jawabkan.

2.  Administrasi  Proses Kegiatan PNPM MP di TPK (Non Keuangan)

Adalah kegiatan untuk mencatat atau m erekam semua kejadian atau peristiwa yang berkaitan dengan proses kegiatan dari mulai perencanaan sampai dengan pelestraian, secara umum dokumen dikategorikan menjadi dokumen perencanaan, pelaksanaan, administrasi pelaksanaan, administrasi penyelesaian, pemantauan dan evaluasi, dokumen pemelihaaraan serta pelaporan sesuai yang terdapat dalam formulir PTO.

3.  Pengelolaan Kearsipan/Dokumen TPK 

TPK dan Kepala Desa diwajibkan menyimpan seluruh dokumen kegiatan. Seluruh dokumen yang ada adalah milik Negara, oleh karena itu mengingat pentingnya dokumen tersebut maka setiap penghilangan atau penggelapan dokumen mempunyai konsekwensi hokum sesuai dengan hokum yang berlaku, pola pengelolaan dokumen di TPK secara sederhana dapat dilakukan dengan menggolongkan dan menyususn dokumen berdasarkan tahapan, perencanaan, pelaksanaan, pemeliharaan dan pengendalian kegiatan. Sedangkan untuk dokumen keuangan seperti bukti transaksi, dapat disusun berdasarkan waktu kejadian yang dikumpulkan dalam satu file. Foto-foto kegiatan dapat diarsipkan untuk mendukung dokumen-dokumen kegiatan yang disusun sesuai dengan tahapan.

Hal-Hal Penting dalam Pengelolaan Keuangan oleh TPK

• Pemberian Insentif harus diberikan secara langsung setiap orang yang bekerja baik upah harian maupun borongan.
• TPK tidak boleh mengeluarkan biaya untuk Konsultan dan Fasilitator, UPK, PjOK dan seluruh aparat pemerintah yang ada di desa maupun kecamatan. Dan seluruh unsure yang terkait baik langsung maupun tidak langsung.
• Pembayaran kepada pemasok/suplier dilakukan sesuai jadwal yang telah ditetapkan dan disepakati dalam kontrak pengadaan bahan atau kontrak sewa. Dana kas dilarang dipegang di titipkan kepada pihak manapun atau disimpan dalam rekening siapa pun. Dana tersebut hanya boleh dipegang oleh bendahara sebagai kas TPK, dengan mengupayakan dana kas tersebut tidak terlalu besar dan tidak terlalu lama disimpan di bendahara, oleh karena itu besaran dana yang dipegang oleh bendahara harus mempertimbangkan rencana pengeluarannya, baik dari segi waktu maupun jumlah . semua penerimaan dan pengeluaran harus segera di bukukan jangan ditunda-tunda.
• Bukti-bukti pembayaran yang telah dijilid dalam berkas LPD harus dikirim ke UPK untuk pengajuan pencairan dana . UPK dan FK, FT wajib untuk memeriksa arsip dan pembukuan TPK minimal mingguan dan dapat meminta Foto copy bukti pembayaran dalam rangka tugasnya sebagai pengendali dan Pembina TPK.
• Untuk menegakkan prinsip transparansi dan akuntabilitas UPK dan TPK diwajibkan untuk mempublikasikan laporan keuangan. Publikasi dapat dilakukan melaui forum musyawarah yang melibatkan masyarakat maupun forum informal lainya atau dimuat dalam papan informasi yang ditempatkan di lokasi yang mudah di aksesn oleh masyarakat.