Loading...

Pengendalian

Pengendalian

Pengendalian PNPM Mandiri Perdesaan dilakukan melalui kegiatan pemantauan, pengawasan, evaluasi dan pelaporan terhadap pelaksanaan kegiatan serta tindak lanjutnya. Pengendalian terhadap pelaksanaan seluruh proses dan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan bertujuan :

  1. Menjaga setiap proses PNPM Mandiri Perdesaan selalu sesuai dengan aturan, prinsip, dan kebijakan PNPM Mandiri Perdesaan,
  2. Menjaga bahwa hasil-hasil dalam seluruh tahapan kegiatan diperoleh melalui proses dan mekanisme yang benar,
  3. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan,
  4. Menjaga kualitas dari setiap kegiatan yang dilaksanakan agar memuaskan dan memenuhi kriteria yang telah ditetapkan,
  5. Mengendalikan pemanfaatan dana PNPM Mandiri Perdesaan agar sesuai dengan yang direncanakan dan dikelola secara transparan.
  6. Mengendalikan agar setiap pelaku PNPM Mandiri Perdesaan dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara baik sesuai dengan fungsinya masing-masing.

Strategi dasar dalam pengendalian PNPM Mandiri Perdesaan adalah :

  1. Semua pihak terkait melakukan pemantauan secara obyektif dan mampu memberikan umpan balik terhadap setiap proses dan kegiatan yang dilaksanakan,
  2. Pelaku PNPM Mandiri Perdesaan di semua tingkatan menjalankan mekanisme pelaporan baik formal maupun informal dengan disiplin, akurat, dan efektif termasuk temuan kendala dan masalah,
  3. harus ada pemerikasaan yang detail dan akurat sesuai dengan mekanisme yang ditetapkan terhadap setiap proses dan tahapan kegiatan yang dilaksanakan,
  4. Pengawasan yang ketat dan tegas terhadap setiap proses dan kegiatan pada setiap tahapan yang dilaksanakan,
  5. Setiap saat dilakukan evaluasi untuk meningkatkan kinerja serta menegakkan aturan dengan pemberian sanksi.

4.1. Pemantauan dan Pengawasan

Pemantauan dan pengawasan adalah kegiatan pengumpulan informasi dan mengamati perkembangan pelaksanaan suatu kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk memastikan apakah kegiatan tersebut sudah dilaksanakan sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Tujuan pemantauan dan pengawasan juga untuk memastikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan prinsip dan prosedur PNPM Mandiri Perdesaan, melihat kinerja semua pelaku PNPM Mandiri Perdesaan, serta melakukan identifikasi dan mengantisipasi timbulnya permasalahan.

Pemantauan dan pengawasan adalah proses yang terus menerus dilakukan sepanjang tahapan PNPM Mandiri Perdesaan termasuk pelatihan, sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian. Hasil dari kegiatan pemantauan dan pengawasan digunakan untuk memperbaiki kualitas pelaksanaan dan penyesuaian terhadap perencanaan. Hasil pemantauan ini menjadi masukan untuk evaluasi terhadap pelaksanaan program maupun dasar pembinaan kepada pelaku PNPM Mandiri Perdesaan dan masyarakat.

Pemantauan dan pengawasan merupakan rangkaian kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap pelaku PNPM Mandiri Perdesaan, yaitu: masyarakat, aparat pemerintahan di berbagai tingkatan, konsultan, fasilitator, LSM, wartawan, lembaga donor, dan lain-lain.

Jenis Kegiatan pemantauan dalam PNPM Mandiri Perdesaan meliputi:

4.1.1. Pemantauan dan pengawasan Partisipatif oleh Masyarakat

Adalah pemantauan dan pengawasan terhadap pelaksanaan program yang dilakukan oleh masyarakat sendiri. Masyarakat adalah pemilik proses dari suatu kegiatan program, dan mereka bertanggung jawab untuk memantau dan mengawasi proses kegiatan program. Masyarakat diberi kesempatan untuk memilih dan membentuk kelompok/tim khusus yang akan melakukan pemantauan dan pengawasan melalui forum musyawarah desa. Semua anggota kelompok berasal dari masyarakat desa dan bekerja secara sukarela demi kepentingan masyarakat. Diharapkan anggota tim ini terdiri dari warga dusun yang ada serta merupakan tokoh agama/adat/masyarakat setempat. Mereka mewakili masyarakat untuk mengawasi pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di desanya. Dalam pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan, musyawarah desa juga menetapkan Badan Permusyawaratan Desa (BPD) berperan dalam pemantauan dan pengawasan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di desa.

4.1.2. Pemantauan dan Pemeriksaan oleh Pemerintah

Dana PNPM Mandiri Perdesaan adalah bagian dari anggaran belanja negara dan daerah, sehingga pemerintah bertanggung jawab untuk memastikan bahwa PNPM Mandiri Perdesaan berjalan sesuai prinsip dan prosedur serta dipakai sebagaimana mestinya.

Semua pegawai pemerintah yang terlibat dalam PNPM Mandiri Perdesaan (Tim Koordinasi, Bupati, Camat, Kepala Desa, PjOK, dan lain-lain) mempunyai tugas untuk memantau PNPM Mandiri Perdesaan.

Pegawai pemerintah harus sering mengunjungi lapangan, baik secara rutin maupun mendesak untuk membantu memfasilitasi penyelesaian masalah. Mereka bisa melihat dan memeriksa masalah-masalah ataupun isu yang ada atau memeriksa beberapa hal yang jmenjadi tugas pemantauan dan pemeriksaan fasilitator.

4.1.3. Pemantauan dan Pemeriksaan Berjenjang

KM-Nas, koordinator wilayah, manajemen provinsi, fasilitator kabupaten dan kecamatan, dan pendamping lokal bertanggung jawab untuk memantau dan mengawasi kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan. Mereka wajib melakukan pemeriksaan untuk mengetahui apakah pelaksanaan setiap tahapan kegiatan sesuai dengan rencana dan apakah prinsip maupun prosedur PNPM Mandiri Perdesaan diterapkan dengan benar.

Pemeriksaan yang perlu dilakukan oleh konsultan atau fasilitator meliputi:

  1. Pemeriksaan terhadap penerapan prinsip dan prosedur PNPM Mandiri Perdesaan.
  1. Pemeriksaan terhadap pengelolaan dan penggunaan dana PNPM Mandiri Perdesaan.
  2. pemeriksaan terhadap poses pelaksanaan kegiatan termasuk pengelolaan dokumen dan administrasi.
  3. Pemeriksaan terhadap kualitas proses pelaksanaan dari setiap tahapan kegiatan.

4.1.4. Pemantauan oleh Pihak Lain

Pemantauan yang dilakukan secara independen, oleh organisasi atau pihak lain sehingga program bisa menerima sudut pandang yang berbeda, yaitu pihak independen yang mungkin memiliki pandangan lebih obyektif atau sudut pandang yang berbeda dari para pelaksana program. Pemantauan eksternal dilakukan antara lain oleh DPR/DPRD, LSM, dan wartawan. Dengan adanya keberadaan pemantau dari pihak lain bersama pelaku-pelaku PNPM Mandiri Perdesaan, diharapkan akan terjadi sinergi yang mendorong terjadinya forum lintas pelaku dalam rangka pembelajaran program pemberdayaan masyarakat.

4.1.5. Audit dan Pemeriksaan Keuangan

a. Pemeriksaan Rutin

Pemeriksaan rutin dilakukan oleh F-Kec/FT-Kec atau Pendamping Lokal pada setiap kunjungan ke desa untuk memeriksa proses pelaksanaan kegiatan. serta pengelolaan dananya.

Hasil pemeriksaan rutin dibahas bersama Tim Pengelola Kegiatan, kemudian mereka diberi saran-saran perbaikan yang ditulis dalam buku bimbingan.

b. Audit Internal

Audit internal dilakukan oleh kedua Fasilitator Kabupaten, Manajemen Provinsi, dan KM-Nas. Audit internal meliputi pemeriksaan/penilaian terhadap proses pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan, pemeriksaan atau penilaian terhadap pengelolaan dana serta pengelolaan dana bergulir, termasuk di dalamnya kinerja fasilitator dan penanganan masalah. Kegiatan ini dapat juga dengan melibatkan fasilitator dari lokasi kecamatan lain yang berbeda dengan kecamatan yang akan diaudit (audit silang). Mengenai mekanisme, indikator, parameter dan langkah kerja dalam kegiatan audit internal ini disusun dalam sebuah panduan tersendiri.

c.Pemeriksaan Eksternal Struktural

Pemeriksaan eksternal struktural secara resmi akan dilaksanakan oleh BPKP selaku auditor yang telah ditetapkan dalam Loan Agreement antara Pemerintah Indonesia dengan lembaga donor (Bank Dunia). BPKP dapat bekerja sama dengan Badan Pengawas Daerah (Bawasda). Untuk kegiatan pemeriksaan ini, BPKP akan mengeluarkan petunjuk pemeriksaan terhadap PNPM Mandiri Perdesaan sebagai acuan pemeriksaan.

4.2. Evaluasi

Evaluasi dalam PNPM Mandiri Perdesaan dapat dilakukan pada saat selesainya suatu tahapan kegiatan atau pada saat berakhirnya satu fase program. Tujuan evaluasi adalah untuk menilai hasil pelaksanaan kegiatan yang telah dilakukan berikut kualitasnya, termasuk di dalamnya adalah kinerja para pelaku PNPM Mandiri Perdesaan. Sedangkan pada akhir program, evaluasi lebih ditujukan untuk melihat dampak program. Hasil dari pemantauan, pemeriksaan dan pengawasan dapat dijadikan dasar dalam evaluasi pelaksanaan program di desa maupun di kecamatan. Hasil evaluasi dapat dijadikan sebagai dasar upaya perbaikan terhadap kelemahan dan mengatasi hambatan yang terjadi.

Apabila dari hasil penilaian isi laporan dinyatakan terjadi penyimpangan dari rencana, kriteria, atau standar yang ditentukan, maka dilakukan pengecekan ke lapangan, melalui berbagai sumber yang dapat dipercaya.

Sementara itu, kegiatan evaluasi juga dapat dilakukan pada saat tertentu (bisa dilakukan di pertengahan atau pada akhir tahun program atau siklus). Hasil kegiatan evaluasi yang dilakukan perlu diketahui juga oleh pelaku-pelaku di lapangan. Indikator yang dipakai dalam evaluasi adalah sebagai berikut:

Indikator sukses: Dirumuskan dari tujuan spesifik yang ingin dicapai dari setiap jenis kegiatan dalam PNPM Mandiri Perdesaan, misalnya tingkat partisipasi, tingkat perkembangan kelembagaan, dan jumlah prasarana sarana yang terbangun

Indikator kinerja : Dirumuskan dari tujuan khusus PNPM Mandiri Perdesaan, misalnya adakah peningkatan partisipasi masyarakat, adakah peningkatan kualitas kelembagaan, dan adakah peningkatan anggaran yang pro poor dari Pemda.

Indikator dampak : Dirumuskan dari tujuan umum PNPM Mandiri Perdesaan.

Mengenai indikator, parameter, dan mekanisme evaluasi untuk ketiga hal tersebut di atas akan dijabarkan dalam panduan tersendiri.

4.3. Pelaporan

Pelaporan merupakan proses penyampaian data dan atau informasi mengenai perkembangan atau kemajuan setiap tahapan dari pelaksanaan program, kendala atau permasalahan yang terjadi, penerapan dan pencapaian dari sasaran atau tujuan PNPM Mandiri Perdesaan.

Mekanisme pelaporan dalam pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan dilakukan melalui jalur struktural dan jalur fungsional, sebagai upaya untuk mempercepat proses penyampaian data dan atau informasi dari lapangan atau desa ke tingkat Kecamatan, Kabupaten, Provinsi dan Pusat.

Agar dapat diperoleh laporan yang lengkap dan informatif, maka materi yang disajikan minimal harus memperlihatkan 6 (enam) hal penting, yaitu :

  1. Kegiatan-kegiatan yang sedang dilaksanakan,
  2. Pencapaian sasaran dan atau target dari kegiatan yang sedang dilaksanakan,
  3. Gambaran kemajuan dari pelaksanaan kegiatan,
  4. Target dan realisasi biaya dari kegiatan yang sedang dilaksanakan,
  5. Kendala dan permasalahan yang dihadapi, termasuk tindak lanjutnya,
  6. Gambaran dan atau tingkatan partisipasi masyarakat dalam pelaksanaan program.

Sistem laporan dari Tim Pengelola Kegiatan dalam PNPM Mandiri Perdesaan dibuat sesederhana mungkin, mengingat keterbatasan kemampuan administratif TPK. Sistem laporan mengutamakan informasi yang akurat.

4.3.1. Pelaporan Jalur Struktural

Pelaporan jalur struktural melibatkan beberapa pihak baik sebagai pembuat maupun penerima laporan seperti Ketua TPK, PjOK, Camat, TK-PNPM Mandiri Perdesaan Kabupaten, Bupati, TK-PNPM Mandiri Perdesaan Provinsi dan TK-PNPM Mandiri Perdesaan Nasional cq. Sekretariat PNPM Mandiri Perdesaan Nasional. Mekanisme untuk pelaporan jalur struktural dilakukan secara berjenjang sebagai berikut:

  1. Ketua TPK dengan bimbingan dari fasilitator kecamatan membuat laporan bulanan yang ditujukan kepada PjOK.
  2. pjok dengan bantuan F-Kec/FT-Kec menelaah dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan setelah menerima laporan dari ketua TPK. Selanjutnya PjOK menyusun dan membuat laporan bulanan yang ditujukan kepada Bupati c.q TK PNPM Mandiri Perdesaan Kabupaten dengan tembusan kepada Camat dan arsip.
  3. ketua TK PNPM Mandiri Perdesaan kabupaten berdasarkan laporan dari PjOK, hasil-hasil rapat evaluasi, dan kunjungan atau monitoring ke lapangan menyusun dan membuat laporan triwulan yang disampaiakn kepada Gubernur c.q. TK PNPM Mandiri Perdesaan Provinsi dengan tembusan kepada Bupati dan arsip.
  4. Ketua TK PNPM Mandiri Perdesaan Provinsi menyusun rekapitulasi laporan triwulan dari setiap kabupaten di wilayahnya menjadi laporan triwulan TK PNPM Mandiri Perdesaan Provinsi yang disampaikan kepada TK PNPM Mandiri Perdesaan Pusat c.q. Sekretariat PNPM Mandiri Perdesaan dengan tembusan kepada Gubernur dan arsip.
  1. Dalam hal yang dipandang perlu untuk dilaporkan secara mendesak atau bersifat khusus, dapat dilakukan di luar mekanisme laporan berkala. Untuk laporan ini bentuk dan waktunya bebas.

4.3.2. Pelaporan Jalur Fungsional

Pelaporan jalur fungsional akan melibatkan beberapa pihak baik sebagai pembuat maupun penerima laporan seperti fasilitator kecamatan, fasilitator kabupaten, KM Prov, dan Ketua Tim KM-Nasional di Pusat. Mekanisme pelaporan jalur fungsional dilaksanakan secara berjenjang sebagai berikut:

  1. F-Kec/FT-Kec membuat satu laporan bulanan tentang perkembangan pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di kecamatannya yang dibuat dalam 3 (tiga) rangkap. Laporan ditujukan kepada KF-Kab setiap bulan pada setiap tanggal 1 dengan tembusan kepada PjOK dan arsip.
  2. Berdasarkan laporan dari F-Kec/FT-Kec dan hasil kunjungan atau monitoring ke lapangan serta koordinasi dengan beberapa pihak terkait, KF-Kab membuat laporan bulanan. Laporan dibuat dalam 3 (tiga) rangkap dan ditujukan kepada KM-Prov pada setiap tanggal 5 dengan tembusan disampaikan kepada TK-PNPM Mandiri Perdesaan Kabupaten dan arsip.
  1. KM-Prov akan mengelola seluruh data dan informasi baik dari laporan KF-Kab, hasil koordinasi dengan beberapa pihak, dan hasil kunjungan ke lapangan. Selanjutnya harus diambil langkah-langkah yang dipandang perlu serta menuangkannya menjadi laporan bulanan yang disampaikan kepada Ketua Tim KM-Nas pada setiap tanggal 10 dengan tembusan kepada TK-PNPM Mandiri Perdesaan Provinsi dan arsip.
  2. Ketua Tim KM-Nas melaporkan kepada Satker PNPM Mandiri Perdesaan Pusat mengenai perkembangan pelaksanaan seluruh kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan serta permasalahan yang memerlukan tindak lanjut. Laporan disampaikan kepada Satker setiap tanggal 15.
  3. Dalam hal yang bersifat mendesak dan khusus, semua unsur dapat membuat dan menyampaikan laporan secara insidentil di luar jadwal laporan berkala.

4.4. Penanganan Pengaduan dan Masalah

Penanganan pengaduan dan masalah merupakan bagian dari tindak lanjut hasil kegiatan pemantauan, pengawasan dan pemeriksaan. Setiap pengaduan dan keluhan yang muncul dari masyarakat atau pihak manapun yang berkompeten melakukan pemantauan, pengawasan, dan pemeriksaan harus segera ditanggapi secara serius dan proposional serta cepat. Munculnya pengaduan terhadap pelaksanaan kegiatan merupakan wujud pengawasan oleh masyarakat.

Pengaduan terhadap pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan dapat dilakukan melalui:

  1. Surat/berita langsung/SMS/email kepada F-Kec/FT-Kec, KF-Kab maupun tenaga ahli PNPM Mandiri Perdesaan lainnya.
  2. Surat/berita langsung/SMS/email kepada aparat pemerintahan yang terkait, seperti PjOK dan Tim Koordinasi PNPM Mandiri Perdesaan.
  3. Pemantau kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan lainnya, termasuk wartawan dan LSM.

Dalam menangani setiap pengaduan dan permasalahan dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip :

  1. Rahasia. Iidentitas yang melaporkan (pelapor) pengaduan harus dirahasiakan.
  2. Berjenjang, Semua pengaduan ditangani pertama kali oleh pelaku PNPM Mandiri Perdesaan setempat. Jadi bila permasalahan muncul di tingkat desa, maka pertama kali yang bertanggung jawab untuk menanganinya adalah masyarakat desa tersebut difasilitasi oleh PjoK, F-Kec, pendamping lokal, Kader Desa, dan Kepala Desa. Pelaku di jenjang atasnya memantau perkembangan penanganan. Bila pelaku di tempat tidak berhasil menangani pengaduan, maka pelaku di jenjang atasnya memberi rekomendasi penyelesaian atau bahkan turut memfasilitasi proses penyelesaiannya.
  1. Transparan dan Partisipatif. Sejauh mungkin masyarakat harus diberitahu dan dilibatkan dalam proses penanganan pengaduan terhadap masalah yang ada di wilayahnya dengan difasilitasi oleh fasilitator. Sebagai pelaku utama pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan, masyarakat harus disadarkan untuk selalu mengendalikan jalannya kegiatan.
  2. Proporsional. Penanganan sesuai dengan cakupan kasusnya. Jika kasusnya hanya berkaitan dengan prosedur, maka penanganannya pun harus pada tingkatan prosedur saja. Jika permasalahannya berkaitan dengan prosedur dan pengaduan dana, maka masalah atau kasus yang ditangani tidak hanya masalah prosedur atau penyalahgunaan dana saja.
  3. Objektif. Sedapat mungkin dalam penanganan pengaduan, ditangani secara objektif. Artinya pengaduan-pengaduan yang muncul harus selalu diuji kebenarannya, melalui mekanisme uji silang. Sehingga tindakan yang dilakukan sesuai dengan data yang sebenarnya. Tindakan yang dilakukan bukan berdasarkan pemihakan salah satu pihak, melainkan pemihakan pada prosedur yang seharusnya.
Sumber : PTO PNPM Mandiri Perdesaan

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Kritik dan Saran sangat kami harapkan demi terciptanya rasa sosial kemasyarakatan

Top